議事録のあとに「誰がやる？」を聞き直していませんか？AIで担当者と期限を整理する方法
この記事の概要
会議のあとにもう一度聞き直していませんか？
議事録は読みやすくまとまっている。でも担当者と期限が見当たらず、結局もう一度参加者に確認する。議事録を作ったあとにも、確認のやり取りが残ることがあります。
地味ですが毎回ちゃんと時間を取られますよね。今日はその議事録の出力項目を「次の仕事」に合わせて決め、AIに整理してもらう方法をお伝えします。音声の文字起こしから始める前に、手元のメモでも試せます。
要約だけでは仕事が始まらない
会議では提案と保留と雑談と決定が入り混じります。全部を同じ調子で要約すると、検討しただけの案が決定事項のように見えてしまうことがあります。
きれいな議事録なのに、仕事の行き先が分からない。文章は整っているのに、担当者は迷子です笑。
そこで先に、決定事項と未決事項を分けておきます。
会議後の確認にどれくらい時間がかかっているか
仮に会議後の整理と確認に15分かかり、それが月16回あれば240分です。つまり4時間になります。これは説明用の計算で、削減実績ではありません。
整理の時間だけでなく、担当者を聞き直した回数や、期限の認識が違っていた回数も記録してみてください。議事録の長さより、仕事を始められる情報がそろったかどうかを見るほうが、今回の目的に合います。
決定事項と担当者を項目ごとに分けて出す
出力する項目は次の5つです。
- 決まったこと
- 担当者
- 期限
- 未決事項
- 次に確認すること
AIにはこの項目ごとにメモを整理してもらいます。会議中に決まっていない担当者や期限は、推測で埋めず「未定」と残します。
録音や文字起こしを使う場合は、参加者への説明や同意など、自社で必要な手順も確認してください。
議事録を作る流れはこう変わります
Before：会議メモを読んで要約を書く。担当者を確認して期限を聞く。仕事の一覧へ転記する。
After：会議メモをAIで項目別に整理する。決定と保留を参加者が確認する。確定した仕事を管理先へ登録する。
タスク管理先への登録は、最初は手動で十分です。AIが出した一覧を、そのまま約束として扱わないことが大切です。
手元の会議メモで試してみる
手順は4つです。
- 機密情報などを除いた練習用のメモを用意します。
- AIに項目別の整理を依頼します。
- 元のメモと照合して決定事項だけを確定します。
- 不明な点は参加者に確認します。
AIへの指示は次のように伝えます。
この会議メモを、決定事項・担当者・期限・未決事項・次の確認事項に整理してください。提案と決定を区別し、担当者や期限が書かれていない場合は未定としてください。根拠になるメモの箇所も示してください。
意見の違いや聞き取りづらい箇所は、原文や録音に戻って確認します。
会議の終わりに「担当者と期限は決まっていますか」と一言確認しておくと、材料がそろい、AIに整理してもらうときも判断しやすくなります。
手間なら仕組みごと頼むこともできます
ここまでは自分で試せる方法ですが、毎回の整理を手動で続けるのが負担なら、専用のAIエージェントを作ることもできます。会議メモを渡すだけで、決まったこと・担当者・期限・未決事項を同じ形で返す、といった用途です。
こういう時は、こちらの出品でご相談いただけます。
専用AIエージェント（20,000円）
https://coconala.com/services/4321131
練習用のメモ1本から試してみてください。
