経費精算の入力が月末に重なる総務担当がAIでメモを表に整える方法

月末になるとメモの束と目が合います

経費精算のたびに、チャットやメールで届いたメモを一件ずつエクセルに打ち直していませんか。書き方が人によってバラバラで、読み取るだけで地味に時間を取られますよね。今日はその入力をAIに任せて、自分は確かめるだけにできる、というブログです。

ここからは架空の例です。小さな会社で総務を担当しているAさんのもとには、月末が近づくと社員から経費のメモが届きます。「喫茶店 580円 打ち合わせ」「文具店 1200円 備品」のように、一人ひとり書き方が違います。日付が書いてあるものもあれば、書いてないものもあります。

Aさんの仕事は、メモを順番に読んで、日付・店名・金額・用途をエクセルの表に書き写すことです。メモを開く、読む、該当する列に打つ。この繰り返しが、社員の人数だけ積み重なります。

書き方がバラバラだと金額の読み間違いに気づけません

Aさんのやり方は、特別なソフトを使わず、エクセルに直接入力する方法でした。書き方がバラバラなので、どの文字がどの項目を指しているのか、毎回読み取るところから始まります。日付が書かれていないメモは、社員に聞き直すこともあります。

この方法だと、金額の読み間違いに気づかないまま進んでしまうことがあります。三千円と書かれたメモを三万円と打っても、表だけを見ていてはその場で分かりません。後から「この金額、合ってます?」と聞かれて、元のメモを見返すことになります。

読み取りに時間がかかっているぶん、見比べて確認する時間が削られていました。

メモをまとめて渡したら表になって返ってきました

そこでAさんは、その月に届いたメモをひとつのテキストにまとめて、AIに渡しました。「10/3 喫茶店 580円 打ち合わせ」「文具店 1200円 備品(日付なし)」のような行を、そのまま貼ります。

渡した指示はこうです。

次のメモを、日付・店名・金額・用途の表に整えてください。日付が書かれていないものは『未確認』としてください

返ってきたのは、1行目が「10/3 / 喫茶店 / 580円 / 打ち合わせ」、2行目が「未確認 / 文具店 / 1200円 / 備品」という表でした。AIが見ているのはメモの文字だけで、金額が経費として認められるかどうかは判断しません。書かれていない日付を推測することもなく、そのまま「未確認」と出しています。

表になったあとも照合する作業は残ります

表ができても、確認は人の仕事です。まず、AIの表と元のメモを見比べて、取りこぼしや書き間違いがないかを見ます。次に、社員が持っているレシートと、表の金額・店名・日付を照合します。

そのうえで、社内のルール(対象になる費目か、上限はあるか)に当てはまるかを確認して、正式な経費精算システムに転記します。減ったのは書き方を読み取る時間で、照合する作業そのものはなくなりません。ただ、読み取りに追われなくなったぶん、見比べる側に時間を回せます。

自分で試す手順は3つです

Aさんが試した手順は次の3つです。

1. その月のメモをひとつのテキストにまとめる
2. 上の指示文でAIに表へ整えてもらう
3. 出てきた表を元のメモとレシートの両方と見比べて、違う部分を直す

エクセルを捨てたわけでも、新しいシステムを入れたわけでもありません。表に整える工程を1つ、AIに任せただけです。まずは今月届いている1件のメモだけで、同じ指示を試してみてください。全部の月分を一度にやろうとすると、結局いつもの手入力に戻ってしまいます。なお、AIに渡す内容に社外秘や個人情報が含まれる場合は、社内の取り扱いルールを先に確認してください。

手間なら表への整理から頼めます

メモの整理や転記が毎月の負担になっているなら、スプレッドシートの転記と集計の自動化をココナラで頼めます。メモや書類の内容を、決まった列の表に揃えて集計するところまでを任せられます。照合や社内ルールの確認は、これまでどおりご自身で行う作業です。

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AIの下書きで入力が減った分の時間を、本業や休む時間に回せたら、月末の気分も少し軽くなると思います☺️